Grabar una ponencia parece fácil.
Pones una cámara delante del escenario, le das al botón rojo y esperas cuarenta minutos.
Técnicamente, sí.
También puedes hacer una paella echándolo todo dentro de una sartén.
Otra cosa es cómo termine aquello.
Cuando una conferencia, una mesa redonda o una presentación tiene valor suficiente como para conservarla, hay varias decisiones que deberían tomarse antes de que el ponente empiece a hablar.
Porque una grabación profesional no depende solamente de que la cámara esté enfocando en la dirección correcta.
Está el sonido.
La presentación.
Las preguntas del público.
La iluminación.
Los cambios de ponente.
Las distintas salas.
Y una pregunta bastante más importante:
¿Qué vas a hacer con esa grabación después?
Antes de grabar una ponencia, decide para qué la quieres
No es lo mismo registrar una intervención únicamente como archivo que querer publicarla íntegramente en YouTube.
Tampoco es lo mismo grabarla para posteriormente extraer diez clips que producir un resumen general del congreso.
Puedes necesitar:
una ponencia completa,
varios fragmentos breves,
un vídeo resumen,
contenido vertical,
declaraciones de los participantes,
fotografías,
material para prensa,
o una combinación de todo lo anterior.
Y eso condiciona cómo debe hacerse la cobertura.
Por eso, antes de hablar de cámaras, conviene decidir qué contenido queremos tener cuando el congreso haya terminado.
El sonido probablemente importa más de lo que crees
Una imagen mediocre puede llegar a tolerarse.
Cuarenta minutos de audio ininteligible, bastante menos.
En una ponencia el contenido principal está en lo que alguien dice. Por eso el sonido merece una planificación específica.
¿El ponente lleva micrófono?
¿Hay varios participantes?
¿Existe una mesa de sonido?
¿Podemos recibir directamente su señal?
¿Habrá preguntas del público?
¿Intervendrán personas desde diferentes lugares de la sala?
Una cámara situada al fondo puede estar grabando una imagen perfectamente válida mientras su micrófono recoge principalmente toses, sillas y a la persona de la tercera fila preguntándole a otra dónde está el baño.
No es exactamente lo que queremos conservar.
Siempre que sea posible, interesa obtener el sonido directamente del sistema utilizado durante el evento y disponer además de alternativas de seguridad.
Especialmente si la grabación se publicará completa.
¿Una cámara o varias?
Depende.
Una conferencia sencilla puede resolverse perfectamente con una cámara si el planteamiento es correcto.
Pero en una mesa redonda con cuatro participantes la cosa cambia.
También cambia si queremos:
ver al ponente y su presentación,
recoger reacciones del público,
tener planos generales,
mostrar preguntas,
hacer posteriormente un vídeo dinámico,
o evitar cuarenta minutos con exactamente el mismo encuadre.
Una segunda cámara aporta alternativas de montaje y puede servir también como seguridad.
Una tercera puede tener sentido en producciones mayores.
Pero más cámaras no significa automáticamente mejor vídeo.
Cada cámara añade operadores, coordinación, almacenamiento y material que después habrá que gestionar.
La pregunta correcta vuelve a ser la misma:
¿qué necesitamos obtener?
La presentación también forma parte de la ponencia
Imagina que alguien dice:
“Como podéis comprobar en esta gráfica, la evolución es bastante evidente”.
Y durante ese momento tu vídeo muestra únicamente su cara.
Estupendo.
La evolución será evidente para todos menos para quien vea la grabación.
Si una presentación contiene información necesaria para entender la intervención, debemos prever cómo incorporarla.
Puede hacerse de distintas maneras.
Grabando adecuadamente la pantalla.
Recibiendo directamente la señal de la presentación.
O incorporando posteriormente las diapositivas durante la edición.
Cada solución tiene ventajas y limitaciones.
Lo importante es descubrirlo antes.
No después, cuando alguien pregunta dónde está el PowerPoint y resulta que nadie lo tiene.
¿Y las preguntas del público?
Es uno de los clásicos.
El ponente termina.
Alguien levanta la mano.
Pregunta algo fantástico.
El ponente responde durante cinco minutos.
La cámara lo ha grabado todo perfectamente.
Excepto la pregunta.
Si sabemos que habrá participación del público, conviene decidir cómo recogerla.
Puede existir un micrófono de sala.
Una persona puede acercar un micrófono a quien interviene.
O la producción puede tener preparada otra solución.
Lo que no suele funcionar especialmente bien es confiar en que el micrófono situado quince metros más adelante haga milagros.
Una ponencia completa y un vídeo resumen no son lo mismo
Aquí aparece otra decisión habitual.
Podemos grabar íntegramente las intervenciones y, al mismo tiempo, generar una pieza mucho más breve sobre el congreso.
Son productos diferentes.
La grabación completa conserva conocimiento.
El vídeo resumen cuenta lo que ocurrió.
Y un aftermovie puede centrarse todavía más en ambiente, experiencia y emoción.
No tenemos por qué elegir solamente uno.
Una misma cobertura puede producir varios materiales si se ha planteado así desde el principio.
De hecho, si todavía no tienes claro qué formato necesitas, hemos explicado con más detalle la diferencia entre aftermovie, vídeo resumen y grabación completa.
Aprovecha que tienes a los ponentes delante
Un congreso reúne algo que normalmente cuesta mucho conseguir:
varias personas interesantes en el mismo sitio y a la misma hora.
Es una buena oportunidad para producir contenido que no forme parte estrictamente de las ponencias.
Puedes reservar unos minutos para pequeñas entrevistas.
Pedir una conclusión.
Preguntar por una tendencia.
Conseguir una declaración sobre el tema del encuentro.
Incluso cinco minutos con cada participante pueden proporcionar material para redes sociales, newsletter, LinkedIn o futuras comunicaciones.
El escenario documenta el programa.
Las entrevistas pueden ampliar enormemente la vida útil del evento.
Piensa en lo que necesitarás al día siguiente
Un congreso puede generar interés mientras está ocurriendo.
Dos semanas después, bastante menos.
Por eso merece la pena decidir qué materiales necesitan una entrega rápida.
Quizá comunicación necesite diez fotografías esa misma tarde.
Un clip para LinkedIn.
Una declaración del presidente.
Una pequeña pieza vertical.
O imágenes para acompañar una nota de prensa.
Eso cambia la producción.
Porque grabar y editar todo una semana después no es lo mismo que tener una persona seleccionando y preparando contenido mientras el evento continúa.
Si quieres que el congreso genere material durante semanas, conviene decidir previamente qué contenido merece la pena grabar.
Varias salas complican bastante las cosas
Los congresos tienen una habilidad especial para hacerlo todo simultáneamente.
Mientras ocurre la ponencia principal, empieza un taller.
Mientras tanto hay otra mesa redonda en la sala de al lado.
Y precisamente las dos intervenciones que quieres conservar empiezan a las 11:30.
Una única cámara todavía no ha aprendido a estar en tres habitaciones al mismo tiempo.
Por eso el programa completo es una de las primeras cosas que debería revisar el equipo encargado de documentarlo.
Permite decidir:
qué intervenciones son prioritarias,
cuántos equipos hacen falta,
qué salas necesitan cobertura,
qué desplazamientos son posibles,
y dónde puede haber incompatibilidades.
Es una cuestión de producción, no solamente audiovisual.
En Mallorca, conviene visitar algunos espacios antes
Si el congreso o jornada se celebra en Mallorca o Baleares, trabajar con un equipo local facilita algo bastante importante: conocer o revisar previamente el espacio cuando el proyecto lo necesita.
Una sala con escenario e iluminación preparada no plantea las mismas necesidades que una finca, un hotel, un auditorio o un espacio exterior.
También hay que comprobar accesos, posiciones de cámara, conexiones, sonido, iluminación y coordinación con el resto de proveedores.
A veces una visita técnica de media hora evita varias sorpresas el día del evento.
Y las sorpresas están muy bien para los cumpleaños.
Para una realización audiovisual, bastante menos.
Qué información debería tener el equipo audiovisual
Antes de pedir presupuesto para grabar un congreso o unas jornadas, intenta facilitar al menos:
el programa,
los horarios,
la localización,
el número de salas,
el número aproximado de asistentes,
qué intervenciones deben grabarse completas,
si habrá presentaciones,
si existirán preguntas del público,
qué equipo de sonido tendrá el espacio,
qué contenido quieres producir después,
y cuándo necesitas recibirlo.
No hace falta que determines cuántas cámaras ni qué equipo técnico necesitamos.
Precisamente para eso contratas a alguien.
Pero cuanto mejor sepamos qué tiene que ocurrir y qué necesitas obtener, mejor podremos diseñar la cobertura y calcular cuánto cuesta grabar profesionalmente el evento.
Grabar no es solamente dejar constancia
Un congreso puede contener conocimiento, relaciones, opiniones y material que ha costado meses reunir.
Si lo documentamos correctamente, todo eso puede seguir trabajando después.
Una ponencia puede convertirse en cinco clips.
Una mesa redonda puede alimentar una newsletter.
Una entrevista puede funcionar en LinkedIn.
Las fotografías pueden promocionar la siguiente edición.
Y la conferencia completa puede continuar generando visitas meses después.
El evento termina cuando se apagan las luces.
Su contenido no tiene por qué hacerlo.
En La Nave Nodriza trabajamos la documentación audiovisual de congresos, jornadas y eventos profesionales principalmente en Mallorca y Baleares, planteando la cobertura según lo que la empresa necesitará obtener después.
Porque antes de decidir dónde ponemos la cámara hay una pregunta bastante más importante.
¿Qué quieres conservar de todo lo que va a pasar?
