Organizar un evento cuesta bastante más que alquilar una sala y conseguir que la gente aparezca a la hora correcta.
Hay semanas de preparación, proveedores, ponentes, desplazamientos, equipo, comunicación, montaje y, normalmente, una cantidad razonable de dinero detrás.
Entonces llega el día.
Pasa todo.
Y dos días después alguien pregunta:
“¿Tenemos algún vídeo de esto?”
Silencio.
Hay 237 fotografías parecidas, tres stories guardadas en el móvil de alguien del equipo y un vídeo vertical del director general hablando mientras una cabeza ocupa el 40 % del plano.
No es exactamente el legado audiovisual que imaginábamos.
El problema suele empezar mucho antes del evento.
No consiste en no haber grabado suficiente.
Consiste en no haber decidido qué contenido queríamos obtener antes de empezar a grabar.
Un evento puede darte contenido para mucho más de un día
Cuando pensamos en grabar un evento solemos imaginar una única pieza:
el vídeo resumen.
Dos minutos con música, gente entrando, algún aplauso, un par de planos del escenario y el logotipo al final.
Puede estar muy bien.
Pero si has organizado un congreso, una jornada profesional, una presentación de producto o un evento corporativo, probablemente tienes delante bastante más material potencial.
Una cobertura bien planteada puede producir fotografías, testimonios, clips de ponentes, pequeñas entrevistas, piezas verticales, imágenes para prensa, contenido para LinkedIn, recursos para newsletters, vídeos para futuras campañas y material que incluso puede utilizarse en la siguiente edición.
De hecho, nuestra propia documentación audiovisual de eventos está planteada precisamente así: el registro no se limita al escenario, sino que puede incluir ponencias, ambiente, entrevistas, fotografías, cortes para redes y otros materiales posteriores. (La Nave Nodriza)
Por eso la primera pregunta no debería ser:
“¿Cuántas cámaras ponemos?”
Sino:
¿Qué queremos poder hacer con este evento cuando haya terminado?
1. Graba las ideas, no solamente a los ponentes
Una persona hablando durante cuarenta minutos puede contener cuatro o cinco piezas de contenido excelentes.
Pero hay que identificarlas.
Una frase.
Una explicación especialmente clara.
Una respuesta a una pregunta del público.
Una idea que pueda convertirse después en un clip independiente.
Si solo piensas en registrar la ponencia completa, acabarás con una hora de vídeo que probablemente verá muy poca gente.
Si además piensas en extraer contenido, la misma intervención puede convertirse en varios vídeos breves para LinkedIn, Instagram, YouTube o la web.
No cambia necesariamente lo que ocurre sobre el escenario.
Cambia cómo lo estás documentando.
2. Graba entrevistas mientras tienes a todo el mundo allí
Hay algo especialmente absurdo en organizar un evento con clientes, especialistas, colaboradores o personas relevantes para tu sector y dejar que todos se marchen sin preguntarles nada.
Ya están allí.
Has conseguido reunirlos.
Aprovecha.
No hace falta montar un plató de televisión.
Una zona tranquila, buena luz, sonido decente y algunas preguntas preparadas pueden producir muchísimo contenido.
Por ejemplo:
¿Qué idea te llevas de esta jornada?
¿Qué está cambiando ahora mismo en vuestro sector?
¿Qué problema crees que las empresas todavía no están viendo?
¿Cómo resumirías lo que hemos hablado hoy?
Cinco minutos de conversación pueden darte varias piezas útiles.
Y, además, suelen tener más credibilidad que otro vídeo en el que la propia empresa explica lo estupenda que es.
3. No olvides lo que ocurre fuera del escenario
El escenario es importante.
Pero un evento no es solamente alguien hablando delante de una pantalla.
También es la llegada.
La preparación.
Los asistentes encontrándose.
Las conversaciones.
Los detalles del espacio.
El equipo trabajando.
Los momentos entre sesiones.
Las reacciones.
El café en el que dos personas terminan hablando de algo que luego acaba siendo una colaboración.
Todo eso ayuda a explicar qué tipo de evento has creado.
En nuestra experiencia documentando eventos, precisamente esos momentos alrededor de la programación forman parte del relato que después permite construir una pieza mucho más completa. (La Nave Nodriza)
Si solo tienes imágenes del escenario, tendrás constancia de lo que se dijo.
Pero quizá no de lo que se vivió.
4. Piensa también en fotografía
El vídeo suele llevarse toda la atención, pero la fotografía probablemente será uno de los materiales que más utilizarás después.
Una buena cobertura fotográfica puede alimentar:
la web, notas de prensa, LinkedIn, Instagram, newsletters, memorias, dossiers, presentaciones comerciales o la promoción de la próxima edición.
Y tiene otra ventaja importante.
Es rápida.
No necesitas editar un vídeo cada vez que quieres contar algo sobre el evento.
Por eso, en muchos eventos corporativos tiene sentido plantear fotografía y vídeo como dos recursos diferentes pero complementarios. (La Nave Nodriza)
5. Graba pensando en vertical y horizontal
Hace unos años podías grabar prácticamente todo pensando en una pantalla horizontal.
Ahora eso puede dejarte bastante vendido después.
Una pieza para la web puede necesitar 16:9.
Un Reel probablemente será vertical.
LinkedIn admite varias soluciones.
Una entrevista puede terminar utilizándose en tres canales diferentes.
Esto no significa duplicar todo el evento.
Significa saber previamente dónde se publicará el material para tomar decisiones durante la grabación.
Porque intentar convertir después cualquier plano horizontal en vertical tiene un pequeño inconveniente:
a veces la persona que necesitas acaba fuera del encuadre.
La tecnología todavía no ha conseguido que una cámara grabe mágicamente aquello que nunca estuvo dentro del plano.
6. Decide qué necesitarás rápido
No todo el material tiene que entregarse tres semanas después.
En determinados eventos interesa disponer durante el mismo día o inmediatamente después de:
algunas fotografías editadas,
un pequeño clip,
una declaración,
una pieza vertical,
o imágenes para prensa.
Especialmente cuando hablamos de congresos, presentaciones, jornadas profesionales o eventos corporativos en Mallorca y Baleares, puede haber medios, patrocinadores, asistentes y equipos de comunicación esperando material mientras el evento todavía tiene actualidad.
Eso hay que decidirlo antes.
Porque una cobertura pensada únicamente para entregar un vídeo final dentro de diez días no se organiza igual que otra en la que necesitamos publicar contenido esa misma tarde.
7. Guarda material que todavía no sabes cómo utilizarás
Aquí conviene no pasarse de eficientes.
No todo tiene que tener un destino definido desde el principio.
También merece la pena generar un buen archivo de recursos:
fachadas,
espacios,
público,
equipo,
detalles,
interacciones,
marca,
productos,
personas trabajando.
Ese material puede salvarte dentro de seis meses cuando necesites editar una presentación, una campaña, un vídeo corporativo o anunciar la siguiente edición.
El archivo audiovisual de una empresa tiene bastante más valor cuando no empieza de cero cada vez que alguien necesita publicar algo.
El contenido posterior empieza antes del evento
Esta es probablemente la idea más importante.
Si quieres que un evento genere contenido durante semanas, no puedes empezar a pensar en el contenido cuando el evento ha terminado.
Antes hay que decidir:
qué momentos son imprescindibles,
qué personas interesa entrevistar,
qué piezas queremos publicar,
qué formatos necesitamos,
qué contenido necesitamos rápido,
qué debe quedar documentado íntegramente,
y qué materiales queremos conservar para el futuro.
Entonces puedes dimensionar correctamente la cobertura.
A veces bastará una cámara y fotografía.
En otros casos harán falta varias cámaras, sonido independiente, entrevistas, multicámara o incluso retransmisión en directo. El tamaño del equipo debería depender de lo que necesitas obtener después, no de una regla fija. (La Nave Nodriza)
Si el evento ocurre en Mallorca o Baleares, mejor pensarlo antes
Trabajar localmente también tiene una ventaja.
En Mallorca y Baleares hay una actividad constante de eventos corporativos, congresos, presentaciones, encuentros profesionales y eventos ligados especialmente al turismo y a la industria MICE; la propia oferta local incluye espacios y proveedores específicamente orientados a este mercado. (Eventos Especiales Mallorca)
Y eso permite plantear la documentación como parte de la producción desde el principio, no como alguien que aparece con una cámara cinco minutos antes de empezar.
En La Nave Nodriza trabajamos la documentación audiovisual de eventos en Mallorca precisamente desde esa lógica: primero entendemos qué va a ocurrir y para qué deberá servir el material; después decidimos cómo cubrirlo. (La Nave Nodriza)
Porque un evento puede durar una mañana.
El contenido que sale de él no tiene por qué durar lo mismo.
Si estás organizando uno, aquí puedes ver cómo planteamos la documentación audiovisual de eventos.
